Um escritório de advocacia realiza due diligence em pelo menos três situações distintas. Antes de decidir se vai representar um potencial cliente, faz sua triagem. Ao assessorar uma transação, verifica as partes envolvidas. E, em uma disputa judicial em que atua, reúne informações sobre as entidades envolvidas. Parecem três trabalhos diferentes, ficam a cargo de equipes distintas e normalmente são tratados como atividades sem relação entre si.
Na base, todos compartilham uma única tarefa: encontrar e verificar informações sobre entidades e pessoas externas, com profundidade suficiente para que sejam confiáveis e fundamentação suficiente para resistirem a questionamentos posteriores. Também há um problema comum. A maioria dos escritórios ainda realiza esse trabalho por meio de pesquisa manual, com um assistente jurídico examinando resultados de busca ou um advogado associado obtendo documentos manualmente. Essa pesquisa tem limites estruturais que aparecem nos três fluxos de trabalho ao mesmo tempo.
A seguir, examinamos os três fluxos de trabalho e o que a triagem envolve em cada um. Depois, mostramos onde a pesquisa manual é insuficiente e o que preenche essa lacuna. Em resumo, as limitações envolvem cobertura, velocidade, capacidade de fundamentação e, nas relações duradouras com clientes, continuidade.
Onboarding e admissão de clientes
Decidir quem representar é o primeiro fluxo de trabalho. O problema é que uma verificação de admissão começa a ficar desatualizada no momento em que é aprovada, enquanto o cliente que ela descreve continua mudando por anos.
Dois fatores tornam importante a triagem na admissão. O fator regulatório é que representar um cliente em determinados tipos de trabalho, em muitas jurisdições, gera deveres de due diligence do cliente, incluindo identidade, beneficiários finais, origem dos recursos e triagem de sanções e PEP. O alcance exato varia muito conforme a jurisdição, por isso o escritório precisa saber, antes de tudo, quais regras se aplicam a ele. O fator reputacional vai além das normas: os clientes que um escritório representa afetam sua reputação, independentemente de ter havido uma infração. Um cliente que mais tarde seja sancionado ou se torne alvo de mídia negativa grave representa um risco, qualquer que seja a situação regulatória.
Os dois fatores apontam para a mesma fragilidade de uma verificação única. Um cliente sem restrições na admissão pode ser sancionado depois, passar a ter um proprietário sancionado ou aparecer na mídia negativa durante uma representação que dura anos. Nada disso chega a um arquivo encerrado na admissão. A resposta é acompanhar a relação, em vez de congelar sua avaliação no início, e a análise completa dos motivos para o monitoramento contínuo está aqui. Quanto ao escopo: verificar o cliente e quem está por trás dele em relação a sanções, mídia negativa e estrutura de propriedade não equivale ao sistema de verificação de conflitos de interesses do escritório, que é uma parte separada e consolidada da prática jurídica. Essa camada mostra quem é o cliente no contexto externo, e não se o escritório pode representá-lo.
M&A e assessoria em transações
O segundo fluxo de trabalho é a triagem para apoiar uma transação, que segue o cronograma da operação, e não o do escritório.
Seu núcleo é verificar as partes de uma operação, a empresa-alvo, a contraparte e seus beneficiários finais, em busca de fatores que possam afetar ou inviabilizar a transação: exposição a sanções, mídia negativa, estruturas de propriedade opacas ou preocupantes e outros sinais de alerta. Muitas vezes, o escritório realiza ou revisa essa due diligence em nome de um cliente, o que significa que a velocidade e a profundidade da triagem afetam diretamente os prazos da operação. Uma triagem lenta atrasa a transação, e uma triagem incompleta gera um risco que o cliente herda.
O trabalho em transações também tende a deixar o monitoramento em segundo plano. Uma operação pode durar semanas ou meses, e o cenário de risco de uma das partes pode mudar nesse intervalo. Uma sanção imposta durante a operação ou uma mudança de propriedade nas negociações é relevante, e monitorar as partes durante toda a transação, em vez de apenas no início, permite identificar essas mudanças. Acima de tudo, em uma transação, cada achado precisa ter fundamentação. Um sinal de alerta identificado na due diligence, ou a ausência dele, precisa ser rastreável até uma fonte verificável, porque o cliente se apoiará nessa informação e ela poderá ser questionada depois. Uma afirmação não verificável não pode ser usada em uma transação. Por isso, a rastreabilidade até as fontes é um requisito, e não um detalhe desejável.
Apoio ao contencioso e construção do caso
O terceiro fluxo de trabalho usa a triagem como investigação, em apoio a uma disputa, em vez de uma relação com cliente ou uma transação.
Parte desse trabalho envolve rastreamento de ativos e mapeamento de entidades: descobrir o que a parte contrária possui e como uma rede de entidades se conecta. Isso importa em disputas, execuções e recuperação de ativos, nas quais a questão prática muitas vezes é saber se há patrimônio a alcançar, além de saber se o pedido será acolhido. Outra parte consiste em identificar informações desfavoráveis, sanções, mídia negativa e histórico sobre partes contrárias, contrapartes ou outras pessoas e entidades ligadas ao caso. E todo esse trabalho exige um registro que resista a questionamentos. As informações usadas para construir ou sustentar um caso precisam ser rastreáveis até fontes primárias para terem credibilidade e utilidade, porque serão examinadas pela parte contrária e pelo juízo.
O limite do escopo importa aqui tanto quanto nas outras situações. A triagem identifica e rastreia entidades, sanções e sinais de mídia negativa, além de mapear as conexões entre entidades. Ela não é um sistema de gestão de processos judiciais nem uma base de pesquisa jurídica de jurisprudência e legislação, funções cobertas por ferramentas consolidadas. A camada de triagem responde a perguntas sobre entidades e pessoas; a camada de pesquisa jurídica responde a perguntas sobre o direito. As duas se complementam.
Onde a pesquisa manual é insuficiente
Ao reunir os três fluxos de trabalho, surge uma limitação comum. A pesquisa manual, com um assistente jurídico examinando resultados de busca e um advogado associado obtendo documentos à mão, não é inadequada em si, mas tem quatro limites estruturais que se aplicam igualmente à admissão de clientes, às transações e aos processos:
- Cobertura. Uma pessoa só consegue examinar um número limitado de fontes, enquanto uma triagem efetiva abrange listas de sanções e de monitoramento, registros empresariais, mídia negativa e dados de propriedade em muitas jurisdições. O que a busca manual não alcança, ela não encontra.
- Velocidade. A pesquisa manual é lenta, e a demora tem um custo em cada fluxo de trabalho: decisões mais lentas na admissão de clientes, prazos de transações prolongados e processos atrasados.
- Fundamentação. As anotações manuais são inconsistentes, enquanto um registro que vincula cada achado a uma fonte primária permite sustentar as conclusões perante um regulador, um juízo ou um cliente.
- Continuidade. Esse é o limite mais importante e aquele que a pesquisa manual não consegue superar. Ela acontece uma única vez e, por isso, não acompanha uma relação com cliente que dura anos. Nenhum escritório refaz uma pesquisa manual completa sobre cada cliente ativo toda semana.
Esse último limite não se resolve melhorando a pesquisa manual. No caso da relação iniciada na admissão, em que o risco continua mudando muito depois do onboarding, trata-se de algo que a pesquisa manual simplesmente não consegue fazer.
O que as ferramentas de triagem acrescentam aos três fluxos
Diante desses quatro limites, a contribuição das ferramentas específicas de triagem corresponde diretamente às lacunas e atende aos três fluxos de trabalho.
- Ampla cobertura de fontes em uma única verificação, incluindo sanções, listas de monitoramento, registros, mídia negativa e estrutura de propriedade, atendendo à admissão de clientes, às transações e ao contencioso.
- Rastreabilidade até as fontes em cada achado, para que um resultado possa ser verificado e fundamentado, algo especialmente importante em transações e no contencioso, em que os achados embasam decisões e são questionados.
- Monitoramento contínuo para relações duradouras com clientes, algo que a pesquisa manual não consegue reproduzir, permitindo identificar mudanças após a admissão que, de outra forma, passariam despercebidas.
- Filtragem de ruído, para que o advogado receba informações que merecem atenção, em vez de uma pilha de correspondências pouco relevantes para analisar manualmente.
Essa camada de triagem de entidades externas é o que a Beady AI oferece: monitoramento contínuo, com rastreabilidade até as fontes, das entidades e pessoas às quais um escritório está exposto, abrangendo sanções, mídia negativa, estrutura de propriedade e falsificação de identidade. Ela funciona ao lado dos sistemas do próprio escritório, e vale reafirmar claramente seu limite. A Beady não é um sistema de verificação de conflitos de interesses, de gestão de processos ou uma base de pesquisa jurídica. É a camada de triagem que fornece informações para a admissão de clientes, as transações e o contencioso. A página de monitoramento de sanções explica como essa triagem contínua funciona especificamente para sanções.
Perguntas frequentes
Em resumo
Um escritório de advocacia realiza due diligence em três fluxos de trabalho diferentes: a triagem de clientes na admissão, a triagem das partes em transações e a construção de casos no contencioso. Apesar das diferenças, todos compartilham uma tarefa: encontrar e verificar informações sobre entidades e pessoas externas, de forma confiável e fundamentada. Tradicionalmente, essa tarefa é realizada por pesquisa manual, que apresenta quatro limitações específicas: cobertura, velocidade, fundamentação e, para relações duradouras com clientes, continuidade.
As ferramentas de triagem tratam dos quatro pontos e atendem aos três fluxos de trabalho. O limite que elas eliminam e que a pesquisa manual nunca conseguiu superar é a continuidade: a capacidade de acompanhar uma relação com cliente que dura anos, em vez de verificar uma única vez na admissão e esperar que nada mude. Para transações e contencioso, o acréscimo decisivo é a rastreabilidade até as fontes: achados que você pode verificar e sustentar.
Para essa camada de triagem de entidades externas, contínua e rastreável até as fontes, abrangendo sanções, mídia negativa, estrutura de propriedade e falsificação de identidade, a Beady AI foi desenvolvida para esse trabalho. Seu escopo é a triagem de entidades, ao lado dos sistemas de conflitos de interesses, gestão de processos e pesquisa jurídica usados pelo escritório. Uma sessão mostra o que ela identifica em um conjunto real de clientes ou partes e como pode ser curto o intervalo entre uma mudança e a tomada de conhecimento dela.
