Eine Kanzlei führt in mindestens drei unterschiedlichen Bereichen eine Due Diligence durch. Bevor sie ein neues Mandat annimmt, prüft sie den potenziellen Mandanten. Bei der Beratung zu einer Transaktion prüft sie die beteiligten Parteien. In einem Rechtsstreit ermittelt sie die Hintergründe der beteiligten Unternehmen und Organisationen. Das wirkt wie drei verschiedene Aufgaben. Sie liegen bei unterschiedlichen Teams und werden meist unabhängig voneinander behandelt.
Im Kern geht es jedoch immer um dieselbe Aufgabe: Informationen über externe Unternehmen, Organisationen und Personen zu finden und zu verifizieren. Die Ergebnisse müssen verlässlich sein und sich auch später noch belegen lassen. Dahinter liegt ein gemeinsames Problem. Die meisten Kanzleien erledigen diese Arbeit weiterhin durch manuelle Recherche. Juristische Fachkräfte arbeiten Suchergebnisse durch, oder angestellte Anwälte rufen Registerunterlagen einzeln ab. Diese manuelle Recherche hat strukturelle Grenzen, die sich in allen drei Arbeitsabläufen zeigen.
Im Folgenden betrachten wir die drei Arbeitsabläufe und den jeweiligen Umfang der Prüfungen. Anschließend geht es um die Grenzen manueller Recherche und darum, wie sich diese Lücken schließen lassen. Sie betreffen die Abdeckung, Geschwindigkeit und Belegbarkeit sowie bei dauerhaften Mandatsbeziehungen auch die Kontinuität.
Mandanten-Onboarding und Mandatsannahme
Der erste Arbeitsablauf ist die Entscheidung, wen die Kanzlei vertritt. Das Problem: Eine Prüfung bei der Mandatsannahme beginnt bereits mit ihrer Freigabe zu veralten. Der geprüfte Mandant verändert sich dagegen über Jahre weiter.
Zwei Gründe machen die Prüfung bei der Mandatsannahme wichtig. Der erste ist regulatorischer Natur. In vielen Rechtsräumen entstehen bei bestimmten anwaltlichen Tätigkeiten Sorgfaltspflichten gegenüber Mandanten. Dazu gehören Prüfungen der Identität, der wirtschaftlich Berechtigten und der Mittelherkunft sowie Sanktionslisten- und PEP-Prüfungen. Der genaue Umfang unterscheidet sich erheblich je nach Rechtsraum. Deshalb muss eine Kanzlei zunächst klären, welche Vorschriften für sie gelten. Der zweite Grund betrifft die Reputation und reicht über gesetzliche Vorgaben hinaus. Wen eine Kanzlei vertritt, wirkt sich unabhängig von einem Rechtsverstoß auf ihr Ansehen aus. Ein später sanktionierter Mandant oder ein Mandant, über den schwerwiegende negative Medienberichte erscheinen, stellt unabhängig von der Rechtslage ein Risiko dar.
Beide Gründe führen zur selben Schwäche einer einmaligen Prüfung. Ein bei der Mandatsannahme unauffälliger Mandant kann später sanktioniert werden oder einen sanktionierten Eigentümer erhalten. Während eines jahrelangen Mandats können auch negative Medienberichte über ihn erscheinen. Nichts davon gelangt in eine bei der Mandatsannahme abgeschlossene Prüfakte. Die Antwort ist, die Beziehung laufend zu überwachen, statt nur ihren Anfangszustand festzuhalten. Die ausführliche Begründung für laufendes Monitoring finden Sie hier. Zum Umfang: Die Prüfung des Mandanten und der hinter ihm stehenden Personen auf Sanktionen, negative Medienberichte und Eigentumsverhältnisse ersetzt keine Prüfung auf Interessenkonflikte. Diese ist ein eigenständiger, etablierter Bestandteil der Kanzleipraxis. Die hier beschriebene Ebene erfasst die externen Hintergründe des Mandanten, nicht die Frage, ob die Kanzlei ihn vertreten darf.
M&A und Transaktionsarbeit
Der zweite Arbeitsablauf umfasst Prüfungen im Rahmen einer Transaktion. Maßgeblich ist dabei der Zeitplan der Transaktion und nicht der Kanzlei.
Im Mittelpunkt steht die Prüfung der Transaktionsparteien, des Zielunternehmens, des Geschäftspartners und ihrer wirtschaftlich Berechtigten. Gesucht wird nach Umständen, die eine Transaktion beeinflussen oder verhindern können: Sanktionsrisiken, negative Medienberichte, undurchsichtige oder bedenkliche Eigentumsstrukturen und andere Warnsignale. Häufig führt die Kanzlei diese Due Diligence für einen Mandanten durch oder überprüft sie in dessen Auftrag. Geschwindigkeit und Gründlichkeit der Prüfung wirken sich deshalb unmittelbar auf den Transaktionszeitplan aus. Langsame Prüfungen verzögern die Transaktion. Unvollständige Prüfungen hinterlassen ein Risiko beim Mandanten.
Auch das Monitoring wird bei Transaktionen häufig übersehen. Eine Transaktion kann Wochen oder Monate dauern. In dieser Zeit kann sich die Risikolage einer Partei verändern. Eine Sanktionierung während der Transaktion oder ein Eigentümerwechsel während der Verhandlungen ist relevant. Solche Veränderungen erfasst nur, wer die Parteien während der gesamten Transaktion überwacht und nicht nur zu Beginn prüft. Vor allem müssen Feststellungen in der Transaktionsarbeit belegbar sein. Ein bei der Due Diligence erkanntes Warnsignal oder die Feststellung, dass keines vorliegt, muss auf überprüfbare Quellen zurückgehen. Der Mandant verlässt sich darauf, und die Feststellung kann später hinterfragt werden. Eine nicht überprüfbare Behauptung lässt sich bei einer Transaktion nicht verwenden. Die Rückverfolgbarkeit zu Quellen ist hier deshalb eine Anforderung und kein bloßer Zusatz.
Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten und Sachverhaltsaufklärung
Im dritten Arbeitsablauf dienen Prüfungen der Ermittlung. Sie unterstützen einen Rechtsstreit statt einer Geschäftsbeziehung oder einer Transaktion.
Ein Teil dieser Arbeit besteht darin, Vermögenswerte aufzuspüren und Unternehmensverflechtungen darzustellen. Dabei wird ermittelt, was der Gegenpartei gehört und wie Unternehmen und Organisationen miteinander verbunden sind. Das ist bei Rechtsstreitigkeiten, Vollstreckung und Forderungsbeitreibung relevant. Die praktische Frage lautet oft, ob überhaupt verwertbares Vermögen vorhanden ist, und nicht nur, ob ein Anspruch durchgesetzt werden kann. Ein weiterer Teil ist die Ermittlung belastender Informationen über Gegenparteien, Geschäftspartner oder andere mit dem Verfahren verbundene Beteiligte. Dazu gehören Sanktionen, negative Medienberichte und Hintergrundinformationen. Für all diese Aufgaben ist eine belastbare Dokumentation erforderlich. Informationen, die einen Fall aufbauen oder stützen, müssen auf Primärquellen zurückgeführt werden können, um glaubwürdig und verwendbar zu sein. Die Gegenseite und das Gericht werden sie kritisch prüfen.
Die Abgrenzung des Leistungsumfangs ist hier ebenso wichtig wie in den anderen Bereichen. Prüfungen identifizieren Unternehmen und Organisationen, erfassen Sanktionshinweise und negative Medienberichte und machen die Quellen sowie die Verbindungen zwischen Beteiligten nachvollziehbar. Sie sind kein System zur Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten und keine juristische Recherchedatenbank für Rechtsprechung und Gesetze. Dafür gibt es etablierte Werkzeuge. Die Prüfungsebene beantwortet Fragen zu Unternehmen, Organisationen und Personen. Die juristische Recherche beantwortet Rechtsfragen. Beide ergänzen einander und decken unterschiedliche Aufgaben ab.
Wo manuelle Recherche an Grenzen stößt
Bei gemeinsamer Betrachtung der drei Arbeitsabläufe zeigt sich dieselbe grundlegende Einschränkung. Manuelle Recherche durch juristische Fachkräfte und Anwälte ist nicht falsch. Sie hat jedoch vier strukturelle Grenzen, die bei Mandatsannahme, Transaktionen und Rechtsstreitigkeiten gleichermaßen gelten:
- Abdeckung. Eine Person kann nur eine begrenzte Zahl von Quellen durcharbeiten. Eine umfassende Prüfung erstreckt sich dagegen auf Sanktionslisten und Watchlists, Unternehmensregister, negative Medienberichte und Eigentumsdaten aus vielen Rechtsräumen. Was eine manuelle Suche nicht erreicht, findet sie auch nicht.
- Geschwindigkeit. Manuelle Recherche ist langsam. Die Verzögerung hat in jedem Arbeitsablauf Folgen: spätere Entscheidungen bei der Mandatsannahme, längere Transaktionsabläufe und stockende Verfahren.
- Belegbarkeit. Manuelle Notizen sind uneinheitlich. Eine Dokumentation, die jede Feststellung mit einer Primärquelle verknüpft, hält dagegen der Prüfung durch Aufsichtsbehörden, Gerichte oder Mandanten stand.
- Kontinuität. Diese Grenze ist besonders wichtig und lässt sich durch manuelle Recherche nicht überwinden. Sie findet einmalig statt und kann daher keine über Jahre bestehende Mandatsbeziehung überwachen. Keine Kanzlei führt jede Woche für jeden aktiven Mandanten eine vollständige manuelle Recherche durch.
Die letzte Grenze lässt sich nicht durch bessere manuelle Recherche verschieben. Bei einer Mandatsbeziehung verändern sich Risiken noch lange nach dem Onboarding. Das laufend zu erfassen, kann manuelle Recherche grundsätzlich nicht leisten.
Was Prüfsoftware in allen drei Arbeitsabläufen ergänzt
Spezialisierte Prüfsoftware setzt unmittelbar an diesen vier Grenzen an. Ihr Beitrag schließt die jeweiligen Lücken und kommt allen drei Arbeitsabläufen zugute.
- Breite Quellenabdeckung in einem Durchlauf: Sanktionen, Watchlists, Register, negative Medienberichte und Eigentumsverhältnisse. Das unterstützt Mandatsannahme, Transaktionsarbeit und Rechtsstreitigkeiten gleichermaßen.
- Rückverfolgbarkeit jeder Feststellung bis zur Quelle, damit Ergebnisse überprüft und belegt werden können. Das ist besonders bei Transaktionen und Rechtsstreitigkeiten wichtig, bei denen auf Feststellungen vertraut wird und diese hinterfragt werden.
- Laufendes Monitoring langfristiger Mandatsbeziehungen. Es erkennt Veränderungen nach der Mandatsannahme, die sonst unentdeckt blieben. Diese Leistung kann manuelle Recherche nicht nachbilden.
- Filterung irrelevanter Treffer, damit Anwälte Informationen erhalten, die Aufmerksamkeit erfordern, statt zahlreiche schwache Übereinstimmungen von Hand aussortieren zu müssen.
Diese Ebene zur Prüfung externer Unternehmen, Organisationen und Personen stellt Beady AI bereit. Sie umfasst laufendes, bis zur Quelle rückverfolgbares Monitoring der Beteiligten, aus deren Verbindung zur Kanzlei Risiken entstehen können. Erfasst werden Sanktionen, negative Medienberichte, Eigentumsverhältnisse und Identitätsvortäuschung. Beady ergänzt die eigenen Systeme der Kanzlei. Die Abgrenzung ist klar: Beady ist kein System zur Prüfung auf Interessenkonflikte, keine Fallverwaltung und keine juristische Recherchedatenbank. Es liefert Prüfinformationen für Mandatsannahme, Transaktionsarbeit und Rechtsstreitigkeiten. Wie diese laufende Prüfung speziell bei Sanktionen erfolgt, erläutert die Seite zum Sanktionsmonitoring.
Häufig gestellte Fragen
Die Kurzfassung
Eine Kanzlei führt Due Diligence in drei unterschiedlichen Arbeitsabläufen durch. Sie prüft Mandanten bei der Mandatsannahme, prüft Parteien bei Transaktionen und klärt Sachverhalte für Rechtsstreitigkeiten auf. Hinter diesen Unterschieden steht eine gemeinsame Aufgabe: Informationen über externe Unternehmen, Organisationen und Personen verlässlich und belegbar zu ermitteln und zu verifizieren. Traditionell geschieht das durch manuelle Recherche. Diese stößt in vier konkreten Punkten an Grenzen: Abdeckung, Geschwindigkeit, Belegbarkeit und bei dauerhaften Mandatsbeziehungen auch Kontinuität.
Prüfsoftware setzt an allen vier Punkten an und unterstützt sämtliche drei Arbeitsabläufe. Eine Grenze überwindet sie, die manuelle Recherche grundsätzlich nicht überwinden kann: die fehlende Kontinuität. Sie kann eine jahrelange Mandatsbeziehung laufend überwachen. Eine einmalige Prüfung bei der Mandatsannahme lässt dagegen nur die Hoffnung, dass sich nichts verändert. Bei Transaktionen und Rechtsstreitigkeiten ist die Rückverfolgbarkeit zu Quellen der entscheidende zusätzliche Nutzen: Feststellungen, die Sie überprüfen und belegen können.
Beady AI wurde für diese Prüfung externer Unternehmen, Organisationen und Personen entwickelt. Das Monitoring erfasst laufend Sanktionen, negative Medienberichte, Eigentumsverhältnisse und Identitätsvortäuschung. Die Ergebnisse lassen sich bis zur Quelle zurückverfolgen. Der Leistungsumfang konzentriert sich auf diese Prüfungen und ergänzt die Systeme der Kanzlei für Interessenkonflikte, Fallverwaltung und juristische Recherche. Eine Demo zeigt Ihnen, welche Erkenntnisse das bei tatsächlichen Mandanten oder Parteien liefert. Sie zeigt auch, wie kurz die Zeit zwischen einer Veränderung und ihrer Erkennung sein kann.
