Un cabinet d’avocats réalise une due diligence dans au moins trois contextes distincts. Avant de décider d’accepter un client potentiel, il le contrôle. Lorsqu’il conseille une transaction, il en contrôle les parties. Et lorsqu’il intervient dans un contentieux, il établit un tableau des entités impliquées. Ces activités semblent correspondre à trois missions différentes, relèvent d’équipes différentes et sont généralement traitées séparément.
Elles reposent pourtant sur une même tâche : trouver et vérifier des informations sur des entités et des personnes externes, avec suffisamment de rigueur pour pouvoir s’y fier et justifier les conclusions ultérieurement. Elles partagent aussi un même problème. La plupart des cabinets s’appuient encore sur des recherches manuelles : un assistant juridique parcourt des résultats de recherche ou un collaborateur récupère des documents déposés dans les registres. Or, la recherche manuelle présente des limites structurelles qui se manifestent dans ces trois activités.
Nous allons examiner ces trois activités et les contrôles propres à chacune, puis les limites de la recherche manuelle et les moyens d’y remédier. Ces limites concernent la couverture des sources, la rapidité, la capacité à justifier les résultats et, pour une relation client durable, la continuité.
Acceptation du client et entrée en relation
Décider quels clients représenter est la première activité. La difficulté est que le contrôle initial commence à devenir obsolète dès sa validation, alors que le client qu’il décrit continue d’évoluer pendant des années.
Deux raisons rendent le contrôle initial essentiel. La première est réglementaire : dans de nombreuses juridictions, certaines prestations pour un client entraînent des obligations de due diligence à son égard. Celles-ci portent notamment sur l’identité, les bénéficiaires effectifs, l’origine des fonds et le filtrage des sanctions et des PPE. Leur portée varie fortement selon la juridiction : le cabinet doit donc avant tout savoir quelles règles lui sont applicables. La seconde raison est réputationnelle et dépasse les textes. Les clients qu’un cabinet représente ont une incidence sur son image, qu’une règle ait été enfreinte ou non. Un client sanctionné ultérieurement ou faisant l’objet d’informations défavorables graves dans les médias constitue une source de risque, quelle que soit la situation réglementaire.
Ces deux raisons ramènent à la même faiblesse du contrôle unique. Un client sans anomalie lors de son acceptation peut ensuite être sanctionné, passer sous le contrôle d’un propriétaire sanctionné ou apparaître dans des médias défavorables au cours d’un mandat qui dure plusieurs années. Aucun de ces événements ne remonte dans un dossier de contrôle clos à l’entrée en relation. La réponse consiste à suivre la relation dans le temps. Les arguments en faveur de la surveillance continue sont détaillés ici. Précisons le périmètre : contrôler le client et les personnes qui le détiennent ou le contrôlent sous l’angle des sanctions, des médias défavorables et de la détention du capital ne remplace pas le dispositif de vérification des conflits d’intérêts du cabinet, qui constitue une pratique distincte et établie. Ce volet renseigne sur la situation du client dans son environnement, pas sur la possibilité pour le cabinet d’accepter le mandat.
Fusions-acquisitions et opérations transactionnelles
La deuxième activité consiste à effectuer des contrôles dans le cadre d’une transaction. Elle suit le calendrier de l’opération, plutôt que celui du cabinet.
Elle consiste principalement à contrôler les parties à une opération, la cible, la contrepartie et leurs bénéficiaires effectifs, pour identifier ce qui peut affecter ou compromettre la transaction : exposition aux sanctions, médias défavorables, structures de détention opaques ou préoccupantes et autres signaux d’alerte. Le cabinet réalise ou examine souvent cette due diligence pour le compte d’un client. La rapidité et l’exhaustivité des contrôles ont donc une incidence directe sur le calendrier de l’opération. Des contrôles lents retardent la transaction, et des contrôles incomplets transmettent un risque au client.
Les opérations transactionnelles tendent aussi à négliger la surveillance. Une transaction peut durer plusieurs semaines ou plusieurs mois, et le profil de risque d’une partie peut évoluer pendant cette période. Une inscription sur une liste de sanctions en cours d’opération ou un changement de propriétaire pendant les négociations est un événement important. Surveiller les parties tout au long de l’opération permet de le détecter. Surtout, dans ce contexte, tout constat doit pouvoir être justifié. Un signal d’alerte relevé lors de la due diligence, ou son absence, doit reposer sur une source vérifiable : le client s’y fiera et ce constat pourra être examiné ultérieurement. Une affirmation invérifiable n’est pas exploitable dans une transaction. La traçabilité jusqu’aux sources est donc ici une exigence.
Appui au contentieux et constitution des dossiers
La troisième activité utilise le contrôle comme outil d’investigation au service d’un litige.
Elle comprend notamment la recherche d’actifs et la cartographie des entités : déterminer ce que possède une partie adverse et comment les entités d’un réseau sont reliées. Ces informations sont importantes dans les litiges, l’exécution des décisions et le recouvrement, où la question pratique est souvent de savoir s’il existe des actifs sur lesquels recouvrer une créance, au-delà du succès de l’action. Elle consiste aussi à faire ressortir des informations défavorables, des sanctions, des médias défavorables et des éléments de contexte sur les parties adverses, les contreparties ou d’autres personnes liées à une affaire. Toutes ces démarches exigent un dossier dont les éléments peuvent être justifiés. Pour être crédibles et exploitables, les informations utilisées pour constituer ou étayer un dossier doivent pouvoir être reliées à des sources primaires, car elles seront examinées par la partie adverse et le tribunal.
La délimitation du périmètre est ici tout aussi importante. Le contrôle permet d’identifier les entités, de détecter les signaux de sanctions et de médias défavorables, d’en retracer les sources et de cartographier les liens entre entités. Il ne constitue ni un système de gestion des dossiers contentieux, ni une base de recherche juridique regroupant jurisprudence et législation, fonctions déjà couvertes par des outils établis. Le contrôle répond aux questions sur les entités et les personnes ; la recherche juridique répond aux questions de droit. Les deux sont complémentaires.
Les limites de la recherche manuelle
Ces trois activités se heurtent à une même limite de fond. La recherche manuelle, qu’il s’agisse d’un assistant juridique parcourant les résultats d’un moteur de recherche ou d’un collaborateur récupérant des documents déposés dans les registres, reste une démarche valable. Elle présente toutefois quatre limites structurelles, communes à l’acceptation des clients, aux transactions et aux contentieux :
- La couverture. Une personne ne peut consulter qu’un nombre limité de sources, alors qu’un contrôle réel couvre les listes de sanctions et de surveillance, les registres d’entreprises, les médias défavorables et les données de détention du capital dans de nombreuses juridictions. Ce qu’une recherche manuelle ne couvre pas, elle ne le trouve pas.
- La rapidité. La recherche manuelle est lente, et ce délai a un coût dans chaque activité : décisions d’acceptation des clients retardées, calendriers de transaction allongés et dossiers contentieux ralentis.
- La capacité à justifier les résultats. Les notes manuelles sont hétérogènes. Un dossier qui relie chaque constat à une source primaire permet, lui, de justifier les résultats devant une autorité de contrôle, un tribunal ou un client.
- La continuité. C’est la limite la plus importante et celle que la recherche manuelle ne peut pas résoudre. Ponctuelle, elle ne permet pas de surveiller une relation client qui dure plusieurs années. Aucun cabinet ne refait chaque semaine une recherche manuelle complète sur chacun de ses clients actifs.
Cette dernière limite ne se résout pas en améliorant les recherches manuelles. Pour la relation client, dont le risque continue d’évoluer longtemps après l’entrée en relation, la surveillance est une fonction que la recherche manuelle ne peut tout simplement pas assurer.
Ce que les outils de contrôle apportent aux trois activités
Face à ces quatre limites, les outils de contrôle dédiés répondent directement aux lacunes et servent les trois activités.
- Une large couverture des sources en un seul contrôle : sanctions, listes de surveillance, registres, médias défavorables et détention du capital. Elle sert aussi bien l’acceptation des clients que les transactions et les contentieux.
- Une traçabilité jusqu’aux sources pour chaque constat, afin de pouvoir vérifier et justifier les résultats. Elle est particulièrement importante dans les transactions et les contentieux, où les constats servent de fondement aux décisions et sont soumis à examen.
- Une surveillance continue de la relation client dans la durée, fonction que la recherche manuelle ne peut pas reproduire, pour détecter les changements après l’acceptation du client au lieu de les laisser passer inaperçus.
- Un filtrage du bruit, afin que l’avocat reçoive les éléments qui méritent son attention, plutôt qu’une accumulation de correspondances peu probantes à trier manuellement.
C’est ce volet de contrôle des entités externes que fournit Beady AI : une surveillance continue, avec traçabilité jusqu’aux sources, des entités et des personnes auxquelles un cabinet est exposé, couvrant les sanctions, les médias défavorables, la détention du capital et l’usurpation d’identité. Elle complète les systèmes du cabinet, et son périmètre mérite d’être rappelé clairement. Beady n’est ni un système de vérification des conflits d’intérêts, ni un outil de gestion des dossiers, ni une base de recherche juridique. Elle fournit les contrôles qui alimentent l’acceptation des clients, les transactions et les contentieux. La page consacrée à la surveillance des sanctions explique comment ce contrôle continu est assuré spécifiquement pour les sanctions.
Questions fréquentes
En bref
Un cabinet d’avocats réalise une due diligence dans trois activités différentes : le contrôle des clients avant leur acceptation, le contrôle des parties à une transaction et la constitution des dossiers contentieux. Malgré leurs différences, elles partagent une même tâche : trouver et vérifier des informations sur des entités et des personnes externes, de manière fiable et avec des résultats qui peuvent être justifiés. Cette tâche a traditionnellement reposé sur la recherche manuelle, qui présente quatre limites précises : la couverture, la rapidité, la capacité à justifier les résultats et, pour une relation client durable, la continuité.
Les outils de contrôle répondent à ces quatre limites et servent les trois activités. La limite qu’ils suppriment, et que la recherche manuelle ne pourrait jamais surmonter, est celle de la continuité : pouvoir surveiller une relation client qui dure plusieurs années, au-delà d’un contrôle initial suivi de l’espoir que rien ne change. Pour les transactions et les contentieux, l’apport décisif est la traçabilité jusqu’aux sources : des constats que vous pouvez vérifier et justifier.
Pour ce contrôle continu des entités externes, avec traçabilité jusqu’aux sources, couvrant les sanctions, les médias défavorables, la détention du capital et l’usurpation d’identité, Beady AI est conçue pour cette mission. Son périmètre est celui du contrôle des entités, en complément des systèmes de vérification des conflits d’intérêts, de gestion des dossiers et de recherche juridique du cabinet. Une démonstration vous montrera ce qu’elle détecte sur un ensemble réel de clients ou de parties, ainsi que le délai qui peut séparer un changement du moment où vous en prenez connaissance.
