Leveranciers screenen op sancties en dwangarbeid om risico’s bij derden en leveranciers te beheersen

Inkoop beoordeelt leveranciers van oudsher op prijs, kwaliteit en de vraag of ze op het afgesproken moment leveren. Die criteria blijven belangrijk, maar vormen niet langer de volledige beoordeling. Een vierde criterium is even belangrijk geworden: stelt een leverancier de inkopende organisatie bloot aan regelgevings- en reputatierisico’s?

Een leverancier kan goedkoop, betrouwbaar en stipt zijn en toch een ernstig risico vormen. Zakendoen met een gesanctioneerde leverancier kan op zichzelf al een wetsovertreding zijn. Een leverancier die betrokken is bij dwangarbeid kan leiden tot tegengehouden zendingen, boetes en reputatieschade die veel langer aanhoudt dan het voordeel van welke prijsbesparing ook. Het lastige is dat niets hiervan op een traditionele leveranciersscorekaart staat, terwijl deze risico’s toenemen.

Bovendien veranderen de risico’s voortdurend. Een leverancier bij wie tijdens de onboarding niets aan de hand is, kan een kwartaal later worden gesanctioneerd, worden overgenomen door een gesanctioneerde eigenaar of worden genoemd in een rapport over arbeidsomstandigheden. Een enkele controle aan het begin van de relatie kan die veranderingen dus niet bijhouden. Leveranciers doorlopend screenen op sancties en risico’s rond dwangarbeid hoort inmiddels bij de basis van due diligence in de supply chain. Hieronder lees je wat screening voor elk risico inhoudt, waar de werkelijke grenzen liggen en hoe je screening in het inkoopproces integreert.

Waarom leveranciersrisico verder gaat dan prijs en levering

Dit is een vierde beoordelingscriterium geworden, en geen voetnoot bij de andere drie, doordat verschillende vormen van druk tegelijk zijn toegenomen. Geen daarvan wordt zichtbaar wanneer je een leverancier alleen op kosten en levering beoordeelt.

Sancties zijn zowel in aantal als in reikwijdte uitgebreid. Het tempo waarin partijen op sanctielijsten worden geplaatst, blijft hoog. Een leverancier of zijn eigenaren kunnen op elk moment aan een lijst worden toegevoegd, waardoor een gewone leveranciersrelatie van de ene op de andere dag een direct juridisch risico wordt. Omdat sancties via eigendomsverhoudingen kunnen doorwerken, kan een leverancier die zelf volledig in orde lijkt toch risico’s meebrengen door degene die er uiteindelijk zeggenschap over heeft.

Wetgeving rond dwangarbeid heeft een ethische kwestie tot een handhavingskwestie gemaakt. Invoerverboden die verband houden met dwangarbeid, met name de Amerikaanse Uyghur Forced Labor Prevention Act, hebben samen met wetgeving over due diligence en transparantie in de supply chain in de EU en wetgeving tegen moderne slavernij in het Verenigd Koninkrijk en Australië concrete juridische en financiële gevolgen verbonden aan betrokkenheid bij dwangarbeid. Zendingen kunnen aan de grens worden tegengehouden. Wie de regels niet naleeft, kan bovendien te maken krijgen met boetes en verplichte openbaarmakingen.

Reputatierisico vergroot de inzet verder. Een schandaal bij een leverancier wordt zodra het naar buiten komt ook een schandaal voor de afnemer, ongeacht of er sprake is van directe juridische aansprakelijkheid. Klanten en het publiek maken immers geen fijnmazig onderscheid tussen wie binnen een supply chain schuld had. De structuur van moderne supply chains maakt dit nog lastiger: ze zijn lang en vaak ondoorzichtig. Daardoor staat een organisatie niet alleen bloot aan risico’s bij directe leveranciers, maar ook bij hún leveranciers, via verbanden die mogelijk buiten beeld blijven. Scorekaarten voor kosten en levering zijn nooit ontworpen om dit op te sporen. Daarom is leveranciersrisicobeheer een afzonderlijk vakgebied geworden.

Leveranciers screenen op sancties

Van de twee risico’s is sanctiescreening van leveranciers het meest eenduidig. Het is daarom zinvol precies vast te stellen wat een goede uitvoering inhoudt.

Het begint met het screenen van de leverancier als entiteit en zijn uiteindelijk belanghebbenden aan de hand van wereldwijde sanctielijsten. Eigendom is daarbij geen detail. Een bedrijf dat zelf niet gesanctioneerd is, kan eigendom zijn van of onder zeggenschap staan van een gesanctioneerde partij. Dat risico is even reëel als wanneer het bedrijf zelf op een sanctielijst zou staan. Wie alleen de directe entiteit screent, mist precies de situatie die er het meest toe doet.

De screening moet bovendien doorlopend plaatsvinden en niet beperkt blijven tot een eenmalige toelatingscontrole. Een leverancier bij wie tijdens de onboarding niets wordt gevonden, kan later worden gesanctioneerd of tijdens de relatie worden overgenomen door een gesanctioneerde entiteit. Een controle die alleen bij aanvang plaatsvindt, zal geen van beide veranderingen signaleren. Het risico ontstaat zodra de plaatsing op de sanctielijst of de overname plaatsvindt, niet pas wanneer iemand aan een nieuwe screening toekomt. Voor de meeste organisaties is dat veel te laat.

Hier vervult doorlopende monitoring van entiteiten haar rol, en precies daarvoor is Beady AI ontwikkeld. In plaats van alle leveranciers handmatig opnieuw te screenen, worden leveranciers en hun eigenaren doorlopend gecontroleerd aan de hand van wereldwijde sanctielijsten. Een plaatsing op een sanctielijst of een eigendomswijziging komt daardoor aan het licht zodra die plaatsvindt. Elke treffer is herleidbaar tot de bron, zodat je deze kunt verifiëren en onderbouwen. Op de pagina over sanctiemonitoring lees je hoe dat precies werkt. Waarom dit doorlopend moet gebeuren en niet periodiek, wordt hier uitgelegd.

Screenen op dwangarbeid en de werkelijke grenzen daarvan

Bij dwangarbeid wordt het ingewikkelder. Juist hier is het essentieel om duidelijk te zijn over wat screening wel en niet kan. Risico’s rond dwangarbeid komen via twee verschillende soorten signalen aan het licht, en die vragen om twee heel verschillende soorten hulpmiddelen.

Signalen uit entiteitenlijsten en media

De eerste soort bestaat uit signalen uit entiteitenlijsten en negatieve media. Een leverancier kan voorkomen op een entiteitenlijst die verband houdt met dwangarbeid, zoals de lijst die wordt bijgehouden onder het Amerikaanse invoerregime tegen dwangarbeid. Ook kan de leverancier opduiken in negatieve media, in berichtgeving en onderzoeken naar arbeidsomstandigheden en misstanden. Om dit te signaleren, screen je de leverancier aan de hand van de relevante lijsten en monitor je negatieve berichtgeving. Dat is dezelfde doorlopende monitoring van entiteiten en media waarop sanctiescreening steunt. Deze laag signaleert leveranciers die al op een lijst staan of al in het nieuws zijn.

Signalen uit het traceren van de supply chain

De tweede soort is anders van aard, en hier ligt de grens van entiteitenmonitoring. Volledige due diligence rond dwangarbeid vereist ook dat je nagaat waar grondstoffen en onderdelen daadwerkelijk vandaan komen, de risico’s van specifieke regio’s en grondstoffen analyseert, leveranciers en hun locaties auditeert en de volledige herkomstketen door de verschillende lagen van de supply chain documenteert. Dit is gespecialiseerd due-diligencewerk in de supply chain, en dat voert entiteitenmonitoring niet uit. De herkomst van katoen in een kledingstuk in kaart brengen of een fabrieksvloer auditeren vraagt om andere mogelijkheden dan een entiteit aan een lijst toetsen.

Een eerlijke afbakening ziet er dus als volgt uit. Doorlopende monitoring van entiteiten en negatieve media signaleert een reële en belangrijke laag van het dwangarbeidrisico: de leverancier die op een lijst staat of in berichtgeving wordt genoemd. Dat gebeurt zodra het signaal verschijnt, in plaats van bij een jaarlijkse beoordeling. Maar een volledig complianceprogramma voor dwangarbeid, zoals vereist onder wetgeving als het Amerikaanse invoerregime, vraagt ook om het traceren van de supply chain. Dat valt buiten entiteitenmonitoring. Beady dekt de laag van entiteiten en media. Voor het traceren zijn specifieke hulpmiddelen voor due diligence in de supply chain nodig. Een degelijk programma gebruikt beide, zonder te doen alsof één hulpmiddel alles kan.

Waarom leveranciersscreening doorlopend moet zijn

Op welk risico je je ook richt, de reden om doorlopend te screenen in plaats van eenmalig is steeds dezelfde: leveranciersrisico is niet statisch, terwijl een leveranciersrelatie meestal jarenlang duurt.

Tijdens die relatie worden partijen zonder waarschuwing op sanctielijsten geplaatst, verandert het eigendom, komt een leverancier in het nieuws vanwege arbeidspraktijken en worden nieuwe entiteiten aan dwangarbeidlijsten toegevoegd. Elk van die gebeurtenissen verandert het risicobeeld, en geen ervan wordt vanzelf aan de afnemer gemeld. Een controle bij de onboarding beschrijft de leverancier zoals die was op de dag dat je de relatie aanging, niet de leverancier aan wie jouw organisatie drie jaar later in het contract daadwerkelijk is blootgesteld. Juist in de periode tussen de verandering en het moment waarop de afnemer ervan hoort, zit het risico. Een eenmalige screening laat die periode volledig ongedekt.

De schaal maakt dit nog duidelijker. Een leveranciersbestand omvat in de praktijk honderden of duizenden leveranciers. Ze allemaal handmatig opnieuw screenen zodra een lijst wordt bijgewerkt, is simpelweg niet haalbaar. Een handmatig programma mist daardoor veranderingen of ontdekt ze te laat om er nog iets mee te kunnen. Doorlopende monitoring maakt dekking op die schaal praktisch uitvoerbaar: leveranciers die door een wijziging worden geraakt, komen automatisch in beeld, zonder dat iemand ze allemaal opnieuw hoeft te controleren. Hetzelfde probleem met detectievertraging speelt bij elk doorlopend risico: het gaat er niet om hoe snel je één leverancier kunt screenen, maar hoe lang een verandering in het volledige leveranciersbestand onopgemerkt blijft.

Leveranciersscreening integreren in inkoop

Het praktische doel is screening onderdeel te maken van het bestaande inkoopproces. Een werkbaar programma bestaat uit een aantal stappen.

1. Screen bij de onboarding en daarna doorlopend. Controleer een leverancier voordat de relatie begint en blijf deze volgen zolang de relatie duurt. De controle bij de onboarding signaleert immers alleen het risico dat op de eerste dag bestaat.
2. Screen de entiteit en haar eigenaren. Zowel de leverancier als zijn uiteindelijk belanghebbenden moeten aan sanctielijsten worden getoetst. Een bedrijf dat zelf niet gesanctioneerd is, kan toch risico’s meebrengen als een gesanctioneerde partij eigenaar is.
3. Dek beide risico’s af met de juiste hulpmiddelen. Doorlopende monitoring van entiteiten en negatieve media verwerkt de sanctie- en dwangarbeidsignalen die daarmee kunnen worden opgespoord. Hulpmiddelen voor due diligence in de supply chain verzorgen de herkomsttracering die bij dwangarbeid eveneens nodig is. Geen van beide dekt zelfstandig het volledige onderzoek naar dwangarbeid.
4. Bepaal wat er gebeurt wanneer een leverancier wordt gesignaleerd. Leg vooraf vast wie een melding krijgt, wie beslist, hoe snel dat gebeurt en welke stappen leiden tot beëindiging van de relatie of herstelmaatregelen. Zonder die afspraken komt een signaal binnen en gebeurt er niets.
5. Stem de diepgang van het onderzoek af op het risico. Een cruciale strategische leverancier vraagt om grondigere en frequentere controles dan een leverancier voor een eenmalige aankoop van geringe waarde. Zo richt je de inspanning op de werkelijke risico’s.

Vertrouwd door compliance- en risicoteams van

BAZAAR FORTRESS

Conclusie

De kern is dat een goede leverancier niet meer alleen goedkoop, betrouwbaar en stipt is. Regelgevings- en reputatierisico is een vierde beoordelingscriterium geworden naast de andere drie. Een leverancier die gesanctioneerd is of verband houdt met dwangarbeid vormt immers een risico, hoe gunstig de prijs ook lijkt. Dat risico verandert voortdurend, waardoor een eenmalige controle bij de onboarding niet volstaat. Sanctiescreening moet de leverancier en zijn eigenaren doorlopend aan de lijsten blijven toetsen. Screening op dwangarbeid moet signalen over entiteiten en uit negatieve media oppikken zodra die verschijnen, met de duidelijke kanttekening dat een degelijk programma tegen dwangarbeid ook het traceren van de supply chain omvat. Entiteitenmonitoring alleen dekt dat niet.

Er zijn dus twee soorten hulpmiddelen nodig: doorlopende entiteitenmonitoring voor sancties en voor dwangarbeidrisico’s die via lijsten of berichtgeving aan het licht komen, en specifieke hulpmiddelen voor due diligence in de supply chain om de daadwerkelijke herkomst van grondstoffen en onderdelen te traceren. Aannemen dat één hulpmiddel alles dekt, is precies hoe er ongemerkt een blinde vlek ontstaat.

Voor de laag van doorlopende entiteitenmonitoring is Beady AI ontwikkeld: leveranciers en hun eigenaren toetsen aan sanctielijsten en signalen uit negatieve media en entiteitenlijsten rond dwangarbeid volgen, allemaal herleidbaar tot de bron. Tijdens een sessie zie je wat dit in een werkelijk leveranciersbestand aan het licht brengt. Over de bredere vraag welke verplichtingen een organisatie tegenover haar leveranciers heeft, lees je hier meer.