Lieferanten auf Sanktionen und Zwangsarbeit prüfen, um Drittparteien- und Lieferantenrisiken zu steuern

Der Einkauf beurteilt Lieferanten seit jeher nach Preis, Qualität und Termintreue. Diese Kriterien bleiben wichtig, reichen für eine vollständige Bewertung aber nicht mehr aus. Ein viertes ist ebenso wichtig geworden: Setzt ein Lieferant das einkaufende Unternehmen regulatorischen Risiken und Reputationsrisiken aus?

Ein Lieferant kann günstig, zuverlässig und pünktlich sein und dennoch ein erhebliches Risiko darstellen. Geschäftsbeziehungen mit einem sanktionierten Lieferanten können bereits für sich genommen einen Rechtsverstoß darstellen. Verbindungen zu Zwangsarbeit können zur Zurückhaltung von Sendungen, zu Sanktionen und zu Reputationsschäden führen, die jede Preisersparnis weit überdauern. Das Problem: Nichts davon erscheint in einer herkömmlichen Lieferantenbewertung. Und diese Risiken nehmen zu, statt abzunehmen.

Zudem verändern sich die Risiken laufend. Ein beim Onboarding unauffälliger Lieferant kann ein Quartal später sanktioniert, von einem sanktionierten Eigentümer übernommen oder in einem Bericht über Arbeitsbedingungen genannt werden. Eine einzelne Prüfung zu Beginn der Geschäftsbeziehung kann damit nicht Schritt halten. Lieferanten laufend auf Sanktionen und Verbindungen zu Zwangsarbeit zu prüfen, gehört deshalb inzwischen zur grundlegenden Due Diligence in der Lieferkette. Im Folgenden erfahren Sie, was diese Prüfung bei beiden Risiken umfasst, wo ihre tatsächlichen Grenzen liegen und wie sie sich in den Einkauf integrieren lässt.

Warum Lieferantenrisiken über Preis und Lieferung hinausgehen

Regulatorische Risiken sind zu einem eigenständigen vierten Bewertungskriterium geworden, weil mehrere Entwicklungen gleichzeitig den Druck erhöht haben. Keine davon lässt sich erfassen, wenn Sie Lieferanten nur nach Kosten und Lieferung beurteilen.

Sanktionen haben sowohl zahlenmäßig als auch in ihrer Reichweite zugenommen. Weiterhin werden in hohem Tempo neue Einträge vorgenommen. Ein Lieferant oder seine Eigentümer können jederzeit auf eine Liste gesetzt werden. Eine routinemäßige Lieferantenbeziehung kann dadurch über Nacht zu einem unmittelbaren rechtlichen Risiko werden. Da Sanktionen auch über Eigentumsverhältnisse greifen können, kann ein scheinbar völlig unauffälliger Lieferant durch die Personen oder Unternehmen hinter ihm ein Risiko darstellen.

Bei Zwangsarbeit geht es rechtlich längst nicht mehr nur um ethische Fragen, sondern um die Durchsetzung konkreter Vorschriften. Einfuhrverbote im Zusammenhang mit Zwangsarbeit, allen voran der US-amerikanische Uyghur Forced Labor Prevention Act, haben konkrete rechtliche und finanzielle Folgen geschaffen. Hinzu kommen Gesetze zu Sorgfaltspflichten und Transparenz in der Lieferkette in der EU sowie Gesetze gegen moderne Sklaverei im Vereinigten Königreich und in Australien. Sendungen können an der Grenze zurückgehalten werden. Verstöße können inzwischen Sanktionen und verpflichtende Offenlegungen nach sich ziehen.

Die Reputation erhöht den Druck zusätzlich. Sobald ein Lieferantenskandal öffentlich wird, wird er auch zum Skandal des einkaufenden Unternehmens, unabhängig von einer unmittelbaren rechtlichen Haftung. Kunden und Öffentlichkeit unterscheiden kaum danach, wer innerhalb einer Lieferkette verantwortlich war. Erschwerend kommt hinzu, dass moderne Lieferketten lang und oft undurchsichtig sind. Unternehmen tragen deshalb auch Risiken durch die Lieferanten ihrer Lieferanten, über Verbindungen, die sie möglicherweise gar nicht erkennen können. Kosten- und lieferorientierte Bewertungssysteme waren nie dafür ausgelegt, solche Risiken zu erfassen. Deshalb ist das Management von Lieferantenrisiken zu einer eigenen Disziplin geworden.

Lieferanten auf Sanktionen prüfen

Von den beiden Risikobereichen ist die Sanktionslistenprüfung bei Lieferanten klarer abzugrenzen. Deshalb lohnt es sich, genau zu beschreiben, was eine ordnungsgemäße Prüfung tatsächlich umfasst.

Am Anfang steht der Abgleich des Lieferantenunternehmens und seiner wirtschaftlich Berechtigten mit globalen Sanktionslisten. Die Eigentumsverhältnisse sind dabei kein Nebenaspekt. Ein selbst unauffälliges Unternehmen kann einer sanktionierten Person oder Organisation gehören oder von ihr kontrolliert werden. Das Risiko ist dann ebenso real wie bei einer direkten Listung des Unternehmens. Wer nur das unmittelbar auftretende Unternehmen prüft, übersieht genau den besonders relevanten Fall.

Die Prüfung muss außerdem laufend erfolgen. Eine einmalige Freigabe reicht nicht aus. Ein beim Onboarding unauffälliger Lieferant kann später sanktioniert oder während der Geschäftsbeziehung von einem sanktionierten Unternehmen übernommen werden. Eine einzige Prüfung zu Beginn erfasst keine dieser Veränderungen. Das Risiko entsteht mit der Sanktionierung oder Übernahme. Es entsteht nicht erst dann, wenn sich jemand erneut um eine Prüfung kümmert. Für die meisten Unternehmen ist das viel zu spät.

Hier setzt das laufende Monitoring von Unternehmen an. Genau dafür wurde Beady AI entwickelt. Statt den Lieferantenbestand manuell erneut zu prüfen, werden Lieferanten und ihre Eigentümer laufend mit globalen Sanktionslisten abgeglichen. So werden Sanktionierungen oder Änderungen der Eigentumsverhältnisse bei ihrem Eintritt sichtbar. Jeder Treffer lässt sich bis zur Quelle zurückverfolgen und damit überprüfen und belegen. Die Seite zum Sanktionsmonitoring erläutert die Funktionsweise im Detail. Warum das Monitoring laufend statt nur in regelmäßigen Abständen erfolgen muss, erfahren Sie hier.

Auf Zwangsarbeit prüfen und die Grenzen klar benennen

Bei Zwangsarbeit wird die Prüfung komplexer. Hier ist besonders wichtig, klar zu benennen, was sie leisten kann und was nicht. Risiken durch Zwangsarbeit zeigen sich anhand von zwei unterschiedlichen Arten von Hinweisen. Diese erfordern zwei sehr unterschiedliche Arten von Werkzeugen.

Hinweise aus Unternehmenslisten und Medien

Die erste Art umfasst Hinweise aus Unternehmenslisten und negativen Medienberichten (Adverse Media). Ein Lieferant kann auf einer Unternehmensliste im Zusammenhang mit Zwangsarbeit stehen. Ein Beispiel ist die Liste im Rahmen der US-Einfuhrvorschriften gegen Zwangsarbeit. Er kann auch in negativen Medienberichten auftauchen, etwa in Recherchen und Untersuchungen zu Arbeitsbedingungen und Missständen. Um solche Hinweise zu erfassen, werden Lieferanten mit den relevanten Listen abgeglichen und auf negative Berichterstattung überwacht. Das entspricht dem laufenden Unternehmens- und Medienmonitoring, auf dem auch die Sanktionslistenprüfung beruht. Diese Ebene erfasst Lieferanten, die bereits gelistet oder Gegenstand der Berichterstattung sind.

Hinweise aus der Rückverfolgung der Lieferkette

Die zweite Art ist grundsätzlich anders. Hier endet das Unternehmensmonitoring. Eine vollständige Due Diligence zu Zwangsarbeit erfordert auch, die tatsächliche Herkunft von Vorprodukten zurückzuverfolgen und Risiken bestimmter Regionen und Rohstoffe zu analysieren. Dazu gehören außerdem Audits bei Lieferanten und an ihren Standorten sowie die Dokumentation der Waren- und Materialkette über die vorgelagerten Lieferstufen hinweg. Das ist spezialisierte Due Diligence in der Lieferkette und keine Leistung des Unternehmensmonitorings. Die Herkunft der Baumwolle in einem Kleidungsstück nachzuvollziehen oder eine Produktionsstätte zu auditieren, erfordert andere Fähigkeiten als der Abgleich eines Unternehmens mit einer Liste.

Die sachgerechte Einordnung lautet daher: Laufendes Unternehmens- und Medienmonitoring erfasst eine reale und wichtige Ebene des Zwangsarbeitsrisikos, nämlich gelistete Lieferanten oder Lieferanten, über die berichtet wird. Es erfasst diese Hinweise bei ihrem Auftreten und erst nicht bei einer jährlichen Überprüfung. Ein vollständiges Compliance-Programm gegen Zwangsarbeit, wie es etwa die US-Einfuhrvorschriften verlangen, erfordert jedoch zusätzlich die Rückverfolgung der Lieferkette. Diese liegt außerhalb des Unternehmensmonitorings. Beady deckt die Unternehmens- und Medienebene ab. Für die Rückverfolgung sind spezialisierte Werkzeuge zur Due Diligence in der Lieferkette erforderlich. Ein fundiertes Programm nutzt beides, statt einem einzigen Werkzeug alle Aufgaben zuzuschreiben.

Warum Lieferanten laufend geprüft werden müssen

Unabhängig davon, welches Risiko Sie betrachten, spricht derselbe grundlegende Umstand für eine laufende statt einer einmaligen Prüfung: Lieferantenrisiken verändern sich, und Lieferantenbeziehungen bestehen meist über Jahre.

Während dieser Zeit werden ohne Vorwarnung Sanktionen verhängt, Eigentümer wechseln, Lieferanten geraten wegen ihrer Arbeitsbedingungen in die Schlagzeilen und weitere Unternehmen kommen auf Zwangsarbeitslisten. Jedes dieser Ereignisse verändert die Risikolage. Keines davon meldet sich von selbst beim einkaufenden Unternehmen. Eine Prüfung beim Onboarding beschreibt den Lieferanten am Tag der Aufnahme der Geschäftsbeziehung. Sie beschreibt nicht die Risiken, denen Ihr Unternehmen drei Jahre nach Vertragsbeginn tatsächlich ausgesetzt ist. Das Risiko liegt genau in der Zeit zwischen der Veränderung und dem Moment, in dem der Einkauf davon erfährt. Eine einmalige Prüfung lässt diese Lücke vollständig offen.

Mit der Größe des Lieferantenbestands wird das Problem noch deutlicher. Ein tatsächlicher Bestand umfasst Hunderte oder Tausende Lieferanten. Jeden davon nach jeder Listenaktualisierung manuell erneut zu prüfen, ist nicht praktikabel. Ein manuelles Programm übersieht deshalb Veränderungen oder erkennt sie zu spät, um noch nützlich zu sein. Erst laufendes Monitoring ermöglicht bei dieser Größenordnung eine tatsächliche Abdeckung. Es zeigt automatisch, welche Lieferanten von einer Änderung betroffen sind, statt darauf angewiesen zu sein, dass jemand alle erneut prüft. Dahinter steht dieselbe Erkennungsverzögerung wie bei anderen laufenden Risiken. Entscheidend ist, wie lange eine Veränderung im gesamten Bestand unbemerkt bleibt, nicht wie schnell sich ein einzelner Lieferant prüfen lässt.

Lieferantenprüfungen in den Einkauf integrieren

Das praktische Ziel besteht darin, Prüfungen in die bestehenden Einkaufsabläufe einzubinden. Sie sollten keine separate Zusatzaufgabe sein. Ein umsetzbares Programm lässt sich auf wenige Schritte zurückführen.

1. Beim Onboarding und laufend prüfen. Prüfen Sie einen Lieferanten vor Beginn der Geschäftsbeziehung und überwachen Sie ihn während ihrer gesamten Dauer. Die Prüfung beim Onboarding erfasst nur das Risiko am ersten Tag.
2. Das Unternehmen und seine Eigentümer prüfen. Sowohl der Lieferant als auch seine wirtschaftlich Berechtigten müssen mit Sanktionslisten abgeglichen werden. Auch ein selbst unauffälliges Unternehmen kann ein Risiko darstellen, wenn es einer sanktionierten Person oder Organisation gehört.
3. Beide Risiken mit den passenden Werkzeugen abdecken. Laufendes Unternehmens- und Medienmonitoring erfasst die erkennbaren Hinweise auf Sanktionen und Zwangsarbeit. Werkzeuge zur Due Diligence in der Lieferkette übernehmen die ebenfalls erforderliche Rückverfolgung der Herkunft. Keiner der beiden Ansätze deckt die gesamte Due Diligence zu Zwangsarbeit allein ab.
4. Das Vorgehen bei einem auffälligen Lieferanten festlegen. Klären Sie vorab, wer informiert wird, wer entscheidet, wie schnell gehandelt werden muss und wie Abhilfemaßnahmen oder die Beendigung der Geschäftsbeziehung ablaufen. Andernfalls geht ein Hinweis ein, ohne dass etwas geschieht.
5. Die Prüfungstiefe am Risiko ausrichten. Ein strategisch entscheidender Lieferant erfordert gründlichere und häufigere Prüfungen als ein einmalig beauftragter Lieferant mit geringem Auftragswert. So konzentriert sich der Aufwand auf die tatsächlichen Risiken.

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BAZAAR FORTRESS

Fazit

Ein guter Lieferant zeichnet sich heute durch mehr als günstige Preise, Zuverlässigkeit und Termintreue aus. Regulatorische Risiken und Reputationsrisiken sind zu einem vierten Bewertungskriterium geworden. Ein sanktionierter oder mit Zwangsarbeit verbundener Lieferant stellt unabhängig von seinen Preisen ein Risiko dar. Dieses Risiko verändert sich laufend. Eine einmalige Prüfung beim Onboarding reicht deshalb nicht aus. Die Sanktionslistenprüfung muss den Lieferanten und seine Eigentümer fortlaufend mit den Listen abgleichen. Die Prüfung auf Zwangsarbeit muss Hinweise aus Unternehmenslisten und negativen Medienberichten bei ihrem Auftreten erfassen. Dabei bleibt die klare Einschränkung: Ein angemessenes Programm gegen Zwangsarbeit muss auch die Lieferkette zurückverfolgen. Unternehmensmonitoring allein deckt das nicht ab.

Erforderlich sind daher zwei Werkzeuge: laufendes Unternehmensmonitoring für Sanktionen und für Zwangsarbeitsrisiken, die aus Listeneinträgen oder Berichten hervorgehen, sowie spezialisierte Werkzeuge zur Due Diligence in der Lieferkette. Diese verfolgen zurück, woher die Vorprodukte tatsächlich stammen. Wer davon ausgeht, dass ein einziges Werkzeug alles abdeckt, schafft genau dadurch eine unbemerkte Kontrolllücke.

Beady AI wurde für das laufende Unternehmensmonitoring entwickelt. Es gleicht Lieferanten und ihre Eigentümer mit Sanktionslisten ab und erfasst negative Medienberichte sowie unternehmensbezogene Hinweise auf Zwangsarbeit. Alle Ergebnisse lassen sich bis zur Quelle zurückverfolgen. Eine Demo zeigt Ihnen, welche Erkenntnisse das bei einem tatsächlichen Lieferantenbestand liefert. Mehr zur übergeordneten Frage, welche Pflichten Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten haben, erfahren Sie hier.