Due diligence hoort evenredig te zijn aan het risico. Voor de meeste personen volstaat een standaardcontrole: genoeg om hun identiteit te bevestigen en hen aan de relevante lijsten te toetsen, meer niet. Dit artikel gaat over de situaties waarin dat niet volstaat: de kleinere groep met een hoger risico waarvoor zowel de regels als het risico om meer onderzoek vragen.
Politiek prominente personen zijn het duidelijkste voorbeeld van die groep. Tegelijk gaat het bij PEP-screening juist bij hen vaak mis: soms wordt hun status als een belastend gegeven gezien, soms vindt er één controle plaats en wordt er daarna nooit meer naar gekeken. Hieronder bespreken we wie aan verscherpt onderzoek wordt onderworpen en waarom, wat verscherpte due diligence inhoudt en welke rol screeningtools daarin spelen. Die rol is slechts een onderdeel van het geheel.
Wat een PEP is en wat de status niet betekent
Een PEP (politiek prominente persoon) is iemand aan wie een prominente publieke functie is toevertrouwd. Het gaat om hoge functionarissen binnen de overheid, de rechterlijke macht, het leger, centrale banken en staatsbedrijven, evenals hun directe familieleden en bekende naaste geassocieerden. De definitie is vastgelegd in internationale normen en wordt, met onderlinge verschillen, in nationale regels uitgewerkt.
Het belangrijkste om goed te begrijpen aan de PEP-status is wat die niet betekent. Het is geen beschuldiging en evenmin een vaststelling van wangedrag. Veruit de meeste PEP’s zijn volledig legitieme personen die legitieme activiteiten uitvoeren. De status wijst op een verhoogd risico, met name het grotere risico op omkoping, corruptie en witwassen dat samenhangt met een positie die publieke invloed en toegang biedt. De status is een risicocategorie, geen rode vlag.
Dat onderscheid heeft een direct praktisch gevolg. Dat iemand als PEP wordt aangemerkt, is geen reden om de relatie te weigeren; het is een reden om die persoon vóór en tijdens de relatie nauwkeuriger te onderzoeken. Een onderneming die automatisch elke PEP blokkeert, handelt niet voorzichtig, maar begrijpt de verplichting verkeerd en wijst zonder goede reden legitieme zaken af. De juiste reactie op een PEP-status is verscherpt onderzoek op basis van het risico. Veel kaders maken bovendien onderscheid tussen buitenlandse en binnenlandse PEP’s en hanteren verschillende risiconiveaus binnen de categorie. Zo sluit de diepgang van het onderzoek aan op het specifieke risico, in plaats van elke PEP hetzelfde te behandelen.
Andere personen met een hoog risico naast PEP’s
Een PEP-status is de duidelijkste aanleiding voor nader onderzoek, maar zeker niet de enige. Soms is de aanleiding een zeggenschapsrelatie, zoals bij sleutelfunctionarissen of de uiteindelijk belanghebbenden achter een entiteit met een hoog risico. Soms gaat het om waar iemand actief is: in een rechtsgebied of sector met een hoog risico. Soms is een nieuwsbericht voldoende, wanneer iemand voorkomt in ernstige negatieve media, ongeacht een eventuele formele status. Hoe verschillend deze situaties ook zijn, ze leiden tot dezelfde uitkomst: een standaardcontrole doet onvoldoende recht aan het risico en een verscherpt proces is nodig om dat risico te ondervangen.
Wat verscherpte due diligence daadwerkelijk inhoudt
Verscherpte due diligence wordt vaak omschreven als een grondigere standaardcontrole, maar die omschrijving doet het proces tekort. Het is een afzonderlijk proces met meerdere onderdelen, waarvan slechts een deel uit screening bestaat. Pas als je die onderdelen van elkaar onderscheidt, wordt duidelijk waar tools helpen en waar niet.
Verscherpte identificatie en screening
Het proces begint met het bevestigen van de status van de persoon en een grondige screening op sancties, watchlists voor personen en negatieve media, uitgebreider dan bij een standaardcontrole. In deze fase wordt correct vastgesteld of iemand een PEP is of om een andere reden een hoog risico vormt. Ook komen hier de signalen naar voren die richting geven aan de verdere beoordeling. Dit is het onderdeel dat screeningtools ondersteunen.
Herkomst van middelen en vermogen
Een kenmerkend onderdeel van EDD is vaststellen waar het geld en het vermogen van de persoon daadwerkelijk vandaan komen. Dat betreft zowel de middelen die bij de relatie betrokken zijn als de oorsprong van het totale vermogen. Dit onderzoek gaat veel verder dan screening en vraagt om documentatie, bevestiging uit andere bronnen en een inhoudelijke beoordeling. Een screeningtool voert dit niet uit. Het is een proces dat de onderneming zelf uitvoert en een van de onderdelen van EDD die geen enkel monitoringproduct vervangt.
Goedkeuring door het hoger management
Dit is de stap die bij EDD bewust bij mensen blijft liggen. Een relatie met een hoog risico aangaan heeft concrete gevolgen. Daarom vereist het proces doorgaans dat een leidinggevende op hoger niveau goedkeuring geeft voordat de relatie wordt aangegaan. Zo is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de beslissing om het risico te aanvaarden. Het is een afweging, en dat hoort zo te blijven.
Verscherpte doorlopende monitoring
EDD eindigt niet bij de onboarding. Een relatie met een hoog risico vraagt gedurende de hele looptijd om grondiger en frequenter onderzoek. Dat betekent dat de persoon doorlopend wordt gemonitord, in plaats van met lange tussenpozen opnieuw te worden gecontroleerd. Net als identificatie is dit een onderdeel dat screeningtools direct ondersteunen. Het is ook het onderdeel dat een eenmalige controle niet kan bieden.
Documentatie
Elk onderdeel van het proces vraagt om een dossier waarmee je je handelen kunt verantwoorden. Dat betekent dat je de onderbouwing van de risicoclassificatie, de uitgevoerde controles en de verleende goedkeuring vastlegt. Een EDD-beslissing die niet is gedocumenteerd en niet kan worden herleid, kan de onderneming later niet onderbouwen als er vragen over komen. Daarom zijn bevindingen met een verwijzing naar hun bron even belangrijk als de bevindingen zelf.
EDD bestaat dus uit meerdere onderdelen. Screening en doorlopende monitoring vormen daar één onderdeel van. Dat is het onderdeel waaraan tools bijdragen. Onderzoek naar de herkomst van middelen en de beslissing om het risico al dan niet te aanvaarden, vragen daarnaast om eigen processen en afwegingen. Een product neemt die niet over.
Waarom PEP-screening doorlopend moet plaatsvinden
Van alle onderdelen van EDD krijgt doorlopende monitoring het vaakst te weinig aandacht. Juist bij personen zijn de argumenten ervoor sterk, omdat hun status en risico niet vaststaan.
Iemand kan tijdens een relatie een PEP worden. Een klant die bij de onboarding een gewone particulier was, kan een jaar later worden gekozen, benoemd of bevorderd tot een prominente publieke functie. Een controle die alleen bij de onboarding plaatsvindt, merkt dat nooit op. Hetzelfde geldt indirect: een familielid van een klant kan een publieke functie krijgen of een naaste geassocieerde kan bij een zaak betrokken raken. Daardoor verandert het risicoprofiel van de klant zonder dat er bij de klant zelf iets lijkt te veranderen. Negatieve media verschijnen bovendien op onvoorspelbare momenten. Een persoon met een hoog risico kan dus op elk moment in de berichtgeving opduiken, ook lang na de eerste controle.
De status kan ook aan gewicht verliezen. Bij een risicogebaseerde aanpak kan iemand die een publieke functie heeft neergelegd na een passende periode en beoordeling mogelijk met minder intensief onderzoek volstaan. Ook dat hoort bij een actueel risicobeeld, in plaats van eindeloos signaleringen te blijven opstapelen. Een PEP-controle die alleen bij de onboarding wordt uitgevoerd, is dus een momentopname van een veranderende situatie. Doorlopende monitoring is nodig om het beeld actueel te houden. Waarom dit voor risicoscreening in het algemeen geldt, wordt hier uitgebreider toegelicht.
Veelvoorkomende valkuilen bij PEP-screening
Een goede aanpak draait vooral om het vermijden van een aantal bekende fouten, niet om het beheersen van één specifieke techniek. Dezelfde valkuilen komen bij veel ondernemingen terug, elk met een eigen oplossing:
- Fout-positieven. PEP-screening staat erom bekend, omdat mensen dezelfde naam kunnen hebben en matching niet perfect is. Een te ruim ingestelde screening markeert daardoor grote aantallen verkeerde personen. De oplossing is niet om de screening zo terughoudend in te stellen dat echte overeenkomsten worden gemist, maar om treffers snel te beoordelen en af te handelen. Daarvoor zijn goede matching en snelle controle aan de hand van de bron nodig, zodat niet elke treffer vanaf nul hoeft te worden onderzocht.
- PEP-status als blokkade behandelen. Elke PEP weigeren betekent legitieme zaken afwijzen en de verplichting verkeerd uitleggen. Die fout is snel gemaakt, omdat blokkeren veilig voelt terwijl het dat niet is.
- Eenmalig controleren. Zonder monitoring na de onboarding blijft een onderneming blind voor de hierboven beschreven statuswijzigingen.
- Zwakke matching en gebrekkige gegevens. Dit veroorzaakt beide problemen tegelijk: echte overeenkomsten worden gemist en het team raakt bedolven onder onjuiste treffers.
- Geen documentatie. Een EDD-proces waarvan de beslissingen niet zijn vastgelegd en herleidbaar zijn, kan bij toetsing niet worden verantwoord.
Tools helpen bij een afgebakend onderdeel. Beady AI ondersteunt screening en monitoring binnen het proces: brede dekking van sancties, watchlists en negatieve media, overeenkomsten die naar hun bron te herleiden zijn zodat fout-positieven snel kunnen worden afgehandeld en echte overeenkomsten kunnen worden onderbouwd, en doorlopende monitoring van personen zodat statuswijzigingen zichtbaar worden zodra ze plaatsvinden. De rest van het EDD-proces valt buiten die reikwijdte. Beady AI onderzoekt de herkomst van middelen niet en neemt geen beslissing over het aanvaarden van risico’s. Die blijven onderdeel van de eigen processen en afwegingen van de onderneming. Hoe doorlopende screening voor sancties werkt, lees je op de pagina over sanctiemonitoring. De plaats van EDD binnen het bredere spectrum van due diligence wordt uitgelegd in het overzicht van KYC, KYB en doorlopende monitoring.
Veelgestelde vragen
Conclusie
Voor de meeste mensen is een standaardcontrole evenredig aan het risico. Voor personen met een hoog risico geldt dat niet, en politiek prominente personen zijn het duidelijkste voorbeeld. Hun status is geen beschuldiging en geen reden om een relatie te weigeren. Het is een risicocategorie die vraagt om verscherpte due diligence en nauwkeuriger onderzoek. EDD bestaat uit meerdere onderdelen: verscherpte screening, onderzoek naar de herkomst van middelen en vermogen, goedkeuring op hoger managementniveau, doorlopende monitoring en documentatie. Slechts een deel daarvan is screening.
Screening en doorlopende monitoring zijn de onderdelen die tools ondersteunen. Een goede uitvoering betekent dat je fout-positieven beoordeelt en afhandelt in plaats van daarop te blokkeren, een PEP-status als aanleiding voor onderzoek behandelt in plaats van als uitsluitingsgrond, na de onboarding blijft monitoren en een onderbouwd, herleidbaar dossier bijhoudt. De onderdelen die EDD aan screening toevoegt, namelijk onderzoek naar de herkomst van middelen en de beslissing om het risico al dan niet te aanvaarden, blijven bij de eigen processen en afwegingen van de onderneming. Een nauwkeurige beschrijving van het proces maakt daarom duidelijk onderscheid tussen die taken en wat een tool doet.
Beady AI is gebouwd voor screening en monitoring: doorlopend, met herleidbare bronnen en met dekking van sancties, watchlists en negatieve media over personen aan wie een onderneming is blootgesteld. De reikwijdte is tot dat onderdeel beperkt; het onderzoek naar de herkomst van middelen en de risicobeslissing staan daar naast. Tijdens een demosessie zie je welke bevindingen naar voren komen bij een concrete groep personen en hoe snel een statuswijziging het team kan bereiken.
