Due Diligence soll verhältnismäßig sein. Bei den meisten Personen reicht eine Standardprüfung aus: Sie bestätigt die Identität und gleicht die Person mit den relevanten Listen ab. Dieser Beitrag behandelt die Fälle oberhalb dieser Schwelle. Es geht um die Minderheit mit erhöhtem Risiko, bei der eine Standardprüfung nicht genügt und sowohl die Vorschriften als auch das Risiko weitere Maßnahmen erfordern.
Politisch exponierte Personen sind das deutlichste Beispiel für diese Minderheit. Zugleich werden bei ihrem PEP-Screening häufig Fehler gemacht. Manchmal wird der Status einer Person als Makel ausgelegt, manchmal wird er nur einmal geprüft und danach nie wieder. Im Folgenden geht es darum, wer einer eingehenderen Prüfung unterliegt und warum, was verstärkte Due Diligence umfasst und welche Rolle Screening-Software dabei spielt. Diese deckt nur einen Teil des gesamten Ablaufs ab.
Was eine PEP ist und was nicht
Eine PEP (politisch exponierte Person) ist eine Person, die mit einer wichtigen öffentlichen Funktion betraut ist. Dazu zählen hochrangige Vertreter von Regierung, Justiz, Militär, Zentralbanken und Staatsunternehmen sowie ihre unmittelbaren Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen. Die Definition beruht auf internationalen Standards, die mit Abweichungen in nationale Vorschriften umgesetzt werden.
Entscheidend beim PEP-Status ist, was er nicht bedeutet. Er ist weder ein Vorwurf noch die Feststellung eines Fehlverhaltens. Die große Mehrheit der PEPs handelt vollkommen rechtmäßig und geht rechtmäßigen Geschäften nach. Der Status weist auf ein erhöhtes Risiko hin: insbesondere auf das höhere Risiko für Bestechung, Korruption und Geldwäsche, das mit öffentlichem Einfluss und Zugang einhergeht. Der Status ist eine Risikokategorie, kein Warnsignal.
Diese Unterscheidung hat eine unmittelbare praktische Folge. Die Einstufung als PEP ist kein Grund, eine Geschäftsbeziehung abzulehnen. Sie ist ein Grund, vor und während der Beziehung genauer hinzusehen. Ein Unternehmen, das reflexartig jede PEP ausschließt, handelt nicht vorsichtig, sondern missversteht die Anforderung. Es lehnt damit ohne triftigen Grund rechtmäßige Geschäfte ab. Die richtige Reaktion auf den PEP-Status ist eine eingehendere, risikobasierte Prüfung. Viele Regelwerke unterscheiden zudem zwischen ausländischen und inländischen PEPs und sehen innerhalb der Kategorie verschiedene Risikostufen vor. So richtet sich die Prüfungstiefe nach dem konkreten Risiko, statt jede PEP gleich zu behandeln.
Weitere Personen mit hohem Risiko neben PEPs
Der PEP-Status ist der deutlichste Anlass für eine genauere Prüfung, aber bei Weitem nicht der einzige. Manchmal ist eine Kontrollbeziehung der Auslöser, etwa bei Schlüsselpersonen oder wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens mit hohem Risiko. Manchmal liegt es am Tätigkeitsumfeld einer Person, etwa einer Jurisdiktion oder Branche mit hohem Risiko. Manchmal genügt ein Nachrichtenbericht, wenn eine Person unabhängig von ihrem formalen Status in schwerwiegenden negativen Medienberichten (Adverse Media) auftaucht. So unterschiedlich diese Fälle sind, sie führen zum selben Ergebnis: Eine Standardprüfung trägt dem Risiko nicht ausreichend Rechnung. Erst der verstärkte Prüfprozess wird ihm gerecht.
Was verstärkte Due Diligence tatsächlich umfasst
Verstärkte Due Diligence wird oft als vertiefte Standardprüfung beschrieben. Das greift zu kurz. Sie ist ein eigenständiger Ablauf mit mehreren Bestandteilen, von denen nur einige zum Screening gehören. Wer diese Bestandteile auseinanderhält, erkennt, wo Software hilft und wo nicht.
Vertiefte Identifizierung und Prüfung
Zu Beginn wird der Status der Person bestätigt. Anschließend wird sie umfassender als bei einer Standardprüfung mit Sanktionslisten, Personen-Watchlists und negativen Medienberichten abgeglichen. In diesem Schritt wird eine Person zutreffend als PEP oder anderweitig risikoreich eingestuft. Hier werden auch die Hinweise ermittelt, die die weitere Bewertung bestimmen. Diesen Teil deckt Screening-Software ab.
Herkunft der Mittel und des Vermögens
Ein wesentliches Merkmal der EDD ist die Ermittlung der tatsächlichen Herkunft von Geld und Vermögen einer Person. Das betrifft sowohl die in der Geschäftsbeziehung eingesetzten Mittel als auch ihr Gesamtvermögen. Diese Ermittlungsarbeit geht weit über das Screening hinaus. Sie erfordert Unterlagen, unabhängige Bestätigungen und eine fundierte Beurteilung. Ein Screening-Tool leistet das nicht. Das Unternehmen führt diesen Prozess selbst durch. Er gehört zu den Teilen der EDD, die kein Monitoring-Produkt ersetzt.
Genehmigung durch die Führungsebene
Bei diesem Schritt der EDD bleibt die Entscheidung bewusst beim Menschen. Die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit hohem Risiko hat konkrete Folgen. Deshalb muss in der Regel eine Führungskraft zustimmen, bevor die Beziehung aufgenommen wird. Damit steht eine verantwortliche Person hinter der Entscheidung, das Risiko einzugehen. Es ist eine Ermessensentscheidung, und das soll sie auch bleiben.
Verstärktes laufendes Monitoring
EDD endet nicht mit dem Onboarding. Eine Geschäftsbeziehung mit hohem Risiko verlangt während ihrer gesamten Dauer eine genauere und häufigere Prüfung. Das bedeutet, die Person kontinuierlich zu überwachen, statt sie nur in großen Abständen erneut zu prüfen. Wie die Identifizierung gehört auch dies zu den Aufgaben, die Screening-Software direkt unterstützt. Eine einmalige Prüfung kann diesen Teil nicht leisten.
Dokumentation
Jeder Teil des Ablaufs muss belastbar dokumentiert sein. Dazu gehören die Begründung der Risikoeinstufung, die durchgeführten Prüfungen und die erteilte Genehmigung. Eine EDD-Entscheidung, die weder dokumentiert noch nachvollziehbar ist, kann das Unternehmen bei späteren Rückfragen nicht verteidigen. Deshalb sind Befunde mit Verweisen auf ihre Quellen ebenso wichtig wie die Befunde selbst.
EDD besteht somit aus mehreren Teilen. Screening und laufendes Monitoring bilden einen davon. Hier unterstützt Software. Die Ermittlung der Mittelherkunft und die Entscheidung über die Annahme des Risikos erfordern daneben eigene Prozesse und Beurteilungen. Diese Aufgaben übernimmt kein Produkt.
Warum PEP-Screening kontinuierlich erfolgen muss
Von allen EDD-Bestandteilen kommt das laufende Monitoring am häufigsten zu kurz. Gerade bei Personen ist es besonders wichtig, denn ihr Status und ihr Risiko sind nicht unveränderlich.
Eine Person kann während einer Geschäftsbeziehung zur PEP werden. Ein beim Onboarding unauffälliger Kunde kann ein Jahr später durch Wahl, Ernennung oder Beförderung eine wichtige öffentliche Funktion übernehmen. Eine Prüfung, die nur beim Onboarding stattfindet, erfasst das nie. Dasselbe gilt mittelbar: Ein Familienmitglied kann ein öffentliches Amt übernehmen oder eine nahestehende Person in einen Vorfall verwickelt werden. Dadurch verändert sich das Risikoprofil des Kunden, ohne dass sich bei ihm selbst erkennbar etwas geändert hat. Auch negative Medienberichte erscheinen unabhängig von Ihren Prüfzyklen. Eine Person mit hohem Risiko kann daher jederzeit lange nach der Erstprüfung in der Berichterstattung auftauchen.
Die Bedeutung des Status kann auch abnehmen. Bei einem risikobasierten Ansatz kann nach dem Ausscheiden aus einem öffentlichen Amt eine angemessene Frist und Bewertung ergeben, dass dieselbe Prüfungstiefe nicht mehr erforderlich ist. Auch das hält die Einschätzung aktuell, statt dauerhaft immer mehr Warnhinweise anzusammeln. Eine PEP-Prüfung allein beim Onboarding bleibt somit eine Momentaufnahme einer veränderlichen Situation. Um sie aktuell zu halten, ist kontinuierliches Monitoring erforderlich. Warum dies für die Risikoprüfung allgemein gilt, wird hier ausführlicher erläutert.
Häufige Fehler beim PEP-Screening
Gutes PEP-Screening beruht vor allem darauf, einige bekannte Fehler zu vermeiden. Es geht weniger darum, eine einzelne Technik zu beherrschen. Dieselben Fehler treten in vielen Unternehmen auf, und für jeden gibt es eine passende Lösung:
- Fehlalarme (False Positives). PEP-Screening ist dafür bekannt. Mehrere Personen tragen denselben Namen, und der Abgleich ist nicht fehlerfrei. Zu weit gefasste Einstellungen markieren deshalb zahlreiche falsche Personen. Die Lösung besteht nicht darin, die Empfindlichkeit so weit zu senken, dass echte Treffer übersehen werden. Stattdessen müssen Treffer schnell geklärt werden. Dafür braucht es einen guten Abgleich und die Möglichkeit, einen Treffer rasch anhand seiner Quelle zu prüfen, statt jeden Fall von Grund auf zu untersuchen.
- Den PEP-Status als Ausschlussgrund behandeln. Wer jede PEP ablehnt, weist rechtmäßige Geschäfte zurück und missversteht die Anforderung. Dieser Fehler liegt nahe, weil ein Ausschluss sicher erscheint, obwohl er es nicht ist.
- Nur einmal prüfen. Ohne Monitoring nach dem Onboarding bleiben die oben beschriebenen Statusänderungen für das Unternehmen unsichtbar.
- Unzureichender Abgleich und schlechte Daten. Beides führt gleichzeitig zu zwei Problemen: Echte Treffer werden übersehen, während das Team in falschen Treffern untergeht.
- Fehlende Dokumentation. Ein EDD-Prozess, dessen Entscheidungen nicht dokumentiert und nachvollziehbar sind, lässt sich bei einer Überprüfung nicht verteidigen.
Software hilft bei klar umrissenen Aufgaben. Beady AI deckt Screening und Monitoring innerhalb des Ablaufs ab: mit breiter Abdeckung von Sanktionslisten, Watchlists und negativen Medienberichten. Treffer lassen sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen. So können Fehlalarme schnell ausgeräumt und echte Treffer belegt werden. Kontinuierliches Monitoring von Personen macht Statusänderungen sichtbar, sobald sie eintreten. Die übrigen Teile des EDD-Ablaufs liegen außerhalb dieses Umfangs. Beady AI ermittelt weder die Mittelherkunft noch entscheidet es über die Annahme eines Risikos. Beides bleibt Aufgabe der Prozesse und Beurteilung des Unternehmens. Wie das kontinuierliche Screening bei Sanktionen funktioniert, erläutert die Seite zum Sanktionsmonitoring. Wie sich EDD in das breitere Spektrum der Due Diligence einordnet, erklärt der Vergleich von KYC, KYB und laufendem Monitoring.
Häufig gestellte Fragen
Fazit
Für die meisten Menschen ist eine Standardprüfung angemessen, für Personen mit hohem Risiko jedoch nicht. Politisch exponierte Personen sind das deutlichste Beispiel. Ihr Status ist weder ein Vorwurf noch ein Grund, eine Geschäftsbeziehung abzulehnen. Er ist eine Risikokategorie, die verstärkte Due Diligence und eine genauere Prüfung erfordert. EDD umfasst mehrere Teile: vertieftes Screening, Mittel- und Vermögensherkunft, Genehmigung durch die Führungsebene, laufendes Monitoring und Dokumentation. Nur einige davon gehören zum Screening.
Screening und kontinuierliches Monitoring bilden den Teil, den Software abdeckt. Eine korrekte Umsetzung bedeutet, Fehlalarme zu klären, statt aufgrund solcher Treffer Geschäftsbeziehungen abzulehnen. Der PEP-Status dient als Auslöser für weitere Prüfungen. Nach dem Onboarding wird weiter überwacht, und die Dokumentation bleibt belastbar und nachvollziehbar. Was EDD über das Screening hinaus ergänzt, bleibt Aufgabe der Prozesse und Beurteilung des Unternehmens: die Ermittlung der Mittelherkunft und die Entscheidung über die Annahme des Risikos. Eine ehrliche Darstellung des Ablaufs grenzt diese Aufgaben deshalb klar von den Leistungen eines Tools ab.
Beady AI ist für das Screening und Monitoring der Personen konzipiert, aus deren Verbindungen einem Unternehmen Risiken entstehen. Es prüft kontinuierlich Sanktionslisten, Watchlists und negative Medienberichte und macht Befunde anhand ihrer Quellen nachvollziehbar. Der Umfang ist auf diesen Teil begrenzt. Die Ermittlung der Mittelherkunft und die Risikoentscheidung erfolgen daneben. In einer Demo sehen Sie anhand einer konkreten Personengruppe, welche Befunde sichtbar werden und wie schnell eine Statusänderung Ihr Team erreicht.
